Politici Contabile, aspecte practice - Aplicarea Sistemului Simplificat de Contabilitate

Unul dintre obiectivele urmarite in contextul raportarii financiar-contabile de catre entitatile mici il constituie reducerea costurilor administrative generate de raportarile contabile oficiale. In acest context, prin Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 37/13.04.2011 pentru modificarea si completarea Legii contabilitatii nr. 82/1991 si pentru modificarea altor acte normative incidente a fost introdusa posibilitatea aplicarii Sistemului simplificat de contabilitate de catre persoanele care in exercitiul financiar precedent au inregistrat cifra de afaceri neta sub echivalentul in lei al sumei de 35.000 euro si totalul activelor sub echivalentul in lei al sumei de 35.000 euro.

Prin aceeasi ordonanta au fost cuprinse referinte exprese in ceea ce priveste elaborarea de politici contabile. Astfel, conform art. 41 pct. 2 lit. a) din Legea contabilitatii nr. 82/24.12.1991  republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice cu privire la aprobarea politicilor si procedurilor contabile prevazute de legislatie constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda, potrivit art. 42 din aceeasi lege.

Ca urmare, elaborarea de politici contabile este obligatorie pentru toate entitatile. Ceea ce difera este nivelul de dezvoltare a acestora, in corelare cu marimea entitatii.

De exemplu, in cazul entitatilor mici, care nu intentioneaza sa se dezvolte si nici sa-si schimbe obiectul de activitate in viitorul apropiat, elaborarea politicilor contabile se limiteaza la ceea ce corespunde efectiv activitatii desfasurate.

Prezentam, in continuare, sintetizat, unele elemente care se pot regasi intr-un asemenea set de politici contabile.

Referintele sunt la o entitate – denumita S.C. Turism S.R.L. – si care, indeplinind criteriile prevazute de lege, a ales sa aplice sistemul simplificat de contabilitate. Subliniem inca o data faptul ca acestea nu au caracter exhaustiv in contextul unei societati.

Organizare si functionare. Obiect de activitate

S.C. Turism S.R.L. a fost infiintata in anul ... si isi desfasoara activitatea ca intermediar in domeniul turismului.

S.C. Turism S.R.L. a fost inregistrata in Registrul Comertului sub nr. ..., detinand certificatul de inregistrare fiscala – cod fiscal ....

Societatea nu are subunitati fara personalitate juridica si nici participatii in capitalul social al altor societati.

Sediul social este in Bucuresti, str. .... Societatea isi desfasoara activitatea atat in sediul propriu, cat si in spatii inchiriate, pentru care plateste chirie.

Organizarea contabilitatii

S.C. Turism S.R.L. are organizata contabilitatea in compartiment distinct, condus de director economic, potrivit art. 10 alin. (2) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

Legislatia in domeniul contabilitatii aplicata de societatea comerciala, pe baza careia s-au elaborat prezentele politici contabile, este reprezentata de urmatoarele acte normative:

• Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
• Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.239/30.06.2011 pentru aprobarea Sistemului simplificat de contabilitate;
• Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.861/09.10.2009
• Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.861/09.10.20094
• Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/27.11.2008 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii;

• Legea nr. 31/16.11.1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

Anterior aplicarii Sistemului simplificat de contabilitate, S.C. Turism S.R.L. a aplicat Reglementarile contabile conforme cu Directiva a IV-a a C EE, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr 3.055/2009 cu modificarile si completarile ulterioare.

In baza prevederilor art. 7 din Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.239/2011, S.C. Turism S.R.L. nu organizeaza distinct contabilitate de gestiune. Societatea analizeaza profitabilitatea activitatii la finele fiecarui sezon turistic, precum si periodic, ori de cate ori se impune acest lucru.

Aria de aplicabilitate a politicilor contabile

Prezentele politici contabile cuprind reguli de recunoastere, evaluare si prezentare in situatiile financiare anuale simplificate a elementelor cuprinse in bilantul si contul de profit si pierdere simplificate, precum si reguli pentru conducerea contabilitatii in societatea comerciala.

Acest Manual de politici contabile se aplica incepand cu situatiile financiare anuale simplificate ale exercitiului financiar 2011.

Prezentele politici contabile trebuie aplicate impreuna cu legislatia care reglementeaza activitatea specifica a societatii comerciale, a legislatiei in domeniul contabilitatii si a legislatiei nationale, in general.

Politicile contabile pot fi modificate urmare modificarii legislatiei existente la data elaborarii acestora, dar nu si ca urmare a schimbarii conducatorilor societatii comerciale.

Moneda de raportare

Contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala.

Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta.

Prin valuta se intelege alta moneda decat leul.

Situatiile financiare anuale simplificate se intocmesc in limba romana si in moneda nationala.

Documentele justificative si financiar-contabile sunt cele prevazute de lege. Ele pot fi intocmite si intr-o alta limba si alta moneda, daca acest fapt este prevazut expres printr-un act normativ (de exemplu,Codul fiscal, referitor la factura); (pct. 6 din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu completarile ulterioare).

Principii si reguli de evaluare

S.C. Turism S.R.L. aplica principiile si regulile de evaluare prevazute de reglementarile contabile simplificate. In aceste conditii, se prezinta in continuare doar aspectele considerate relevante din punctul de vedere al societatii.

In baza contabilitatii de angajamente, societatea evidentiaza in contabilitate toate veniturile si cheltuielile, respectiv creantele si datoriile rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.

Imobilizari necorporale

S.C. Turism S.R.L. nu imobilizeaza listele de clienti.

Imobilizari corporale

Societatea nu detine terenuri

In afara regulilor mentionate expres in reglementarile contabile simplificate, S.C. Turism S.R.L. reevalueaza imobilizarile corporale pe baza valorii juste a acestora la data bilantului. Aceasta se explica prin aceea ca, inainte de trecerea la aplicarea sistemului simplificat de contabilitate, societatea folosea acest tratament contabil. Comparabilitatea informatiilor prezentate si permanenta metodelor justifica, astfel, continuarea folosirii acestui tratament contabil in cazul imobilizarilor corporale.

In scopul determinarii si inregistrarii diferentelor rezultate din reevaluarea imobilizarilor corporale se aplica prevederile pct. 28 alin. (2) din Reglementarile contabile simplificate, care trimit la subsectiunea 8.2.5.1. "Reevaluarea imobilizarilor corporale" din Reglementarile contabile conforme cu Directiva a IV-a a CEE, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 3.055/2009, cu modificarile si completarile ulterioare. De asemenea, pentru imobilizarile corporale, S.C. Turism S.R.L. foloseste conturile prevazute de aceleasi reglementari.

Pentru imobilizarile corporale reevaluate la valoarea lor de piata, la data reevaluarii, amortizarea cumulata este eliminata din valoarea contabila bruta a activului, articolul contabil fiind:

281 Amortizari privind imobilizarile corporale = 212 Constructii,
      213 Instalatii tehnice, mijloace de transport, animale si plantatii,
      214 Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protectie a
      valorilor umane si materiale si alte active corporale

Surplusul din reevaluare inclus in rezerva din reevaluare este capitalizat prin transferul direct in rezerve, atunci cand acest surplus reprezinta un castig realizat. Castigul se considera realizat la scoaterea din evidenta a activului pentru care s-a constituit rezerva din reevaluare, articolul contabil fiind:

105 Rezerve din reevaluare = 106 Rezerve/analitic distinct

In situatia in care deprecierea aferenta unei imobilizari corporale este mai mare decat rezerva existenta sau nu exista sold creditor la contul 105 ”Rezerve din reevaluare” aferent acelei imobilizari, diferenta reprezinta cheltuiala, articolul contabil fiind:

     = 21X Imobilizari corporale -
105 Rezerve din reevaluare  - cu deprecierea imobilizarii corporale
     - cu deprecierea imobilizarii constatata in           limita soldului creditor pentru imobilizarea respectiva
681 Cheltuieli de exploatare privind  
amortizarile, provizioanele si   - cu deprecierea care excede
ajustarile pentru depreciere  soldul contului 105


Ca urmare, in scopul intocmirii situatiilor financiare anuale, societatea comerciala procedeaza la inventarierea mobilizarilor corporale si reflecta deprecierea aferenta imobilizarilor corporale diferit, in functie de modalitatea de evaluare a acestora, astfel:

a) pentru imobilizarile corporale inregistrate la cost, diferentele constatate in minus intre valoarea de inventar si valoarea contabila se evidentiaza distinct in contabilitate, in conturi de ajustari;

b) pentru imobilizarile corporale reevaluate, daca rezultatul reevaluarii este o descrestere a valorii contabile nete, aceasta se trateaza ca o cheltuiala cu intreaga valoare a deprecierii, atunci cand in rezerva din reevaluare nu este inregistrata o suma referitoare la acel activ (surplus din reevaluare) sau ca o scadere a rezervei din reevaluare, cu minimul dintre valoarea acelei rezerve si valoarea descresterii, iar eventuala depreciere ramasa neacoperita se inregistreaza ca o cheltuiala.

Casa si conturi la banci

Contabilitatea disponibilitatilor aflate in banci/casierie si a miscarii acestora, ca urmare a incasarilor si platilor efectuate, se tine distinct in lei si in valuta.

Operatiunile privind incasarile si platile in valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul de schimb valutar, comunicat de Banca Nationala a Romaniei, de la data efectuarii operatiunii.

Terti

Contabilitatea tertilor asigura evidenta datoriilor si creantelor entitatii in relatiile acesteia cu furnizorii, clientii, personalul, asigurarile sociale, bugetul statului, asociatii, debitorii si creditorii diversi.

In contabilitatea furnizorilor si clientilor se inregistreaza operatiunile privind cumpararile, respectiv livrarile de bunuri si prestarile de servicii, precum si alte operatiuni similare efectuate.

Societatea urmareste distinct fiecare tert – persoana fizica sau juridica. Baza de date cuprinzand clientii este actualizata periodic, societatea putand aplica anumite programe de fidelizare a clientilor.     

In conturile de furnizori (ct. 400 ”Furnizori si conturi asimilate”) si clienti (ct. 410 ”Clienti si conturi asimilate”) se evidentiaza distinct datoriile, respectiv creantele din penalitati stabilite conform clauzelor contractuale, despagubiri datorate pentru contracte intrerupte inainte de termen si alte elemente de natura similara.

Avansurile acordate furnizorilor, precum si cele primite de la clienti se inregistreaza in contabilitate in conturi distincte (ct. 409 ”Furnizori – debitori”, respectiv ct. 419 ”Clienti – creditori”).

Avansurile acordate furnizorilor de imobilizari se reflecta distinct de avansurile acordate altor furnizori (ct. 230 ”Imobilizari in curs si avansuri pentru imobilizari”/analitic distinct).

Creantele si datoriile in valuta, rezultate ca efect al tranzactiilor entitatii, se inregistreaza in contabilitate atat in lei, cat si in valuta.

Diferentele de curs valutar care apar cu ocazia decontarii creantelor si datoriilor in valuta la cursuri diferite fata de cele la care au fost inregistrate initial pe parcursul perioadei sau fata de cele la care sunt inregistrate in contabilitate trebuie recunoscute in perioada in care apar, ca venituri sau cheltuieli din diferente de curs valutar (ct. 665 ”Cheltuieli din diferente de curs valutar” sau ct. 765 ”Venituri din diferente de curs valutar”, dupa caz).

Atunci cand creanta sau datoria in valuta este decontata in decursul aceleiasi perioade in care a survenit, intreaga diferenta de curs valutar este recunoscuta in acea perioada.

Atunci cand creanta sau datoria in valuta este decontata intr-o perioada ulterioara, diferenta de curs valutar recunoscuta in fiecare perioada, care intervine pana in perioada decontarii, se determina tinand seama de modificarea cursurilor de schimb survenita in cursul fiecarei perioade.

Diferentele de valoare care apar cu ocazia decontarii creantelor si datoriilor exprimate in lei, in functie de un curs valutar diferit de cel la care au fost inregistrate initial pe parcursul perioadei sau fata de cele la care sunt inregistrate in contabilitate trebuie recunoscute in perioada in care apar, la alte venituri sau cheltuieli financiare (ct. 668 ”Alte cheltuieli financiare” sau ct. 768 ”Alte venituri financiare”), dupa caz.

Atunci cand creanta sau datoria este decontata in decursul aceleiasi perioade in care a survenit, intreaga diferenta rezultata este recunoscuta in acea perioada.

Atunci cand creanta sau datoria este decontata intr-o perioada ulterioara, diferenta recunoscuta in fiecare perioada, care intervine pana in perioada decontarii, se determina tinand seama de modificarea cursurilor de schimb, survenita in cursul fiecarei perioade.

La finele fiecarei perioade pentru care se intocmeste declaratia privind impozitul pe profit, creantele si datoriile in valuta se evalueaza la cursul de schimb al pietei valutare, comunicat de Banca Nationala a Romaniei din ultima zi bancara a perioadei in cauza. Diferentele de curs inregistrate se recunosc in contabilitate la venituri sau cheltuieli din diferente de curs valutar, dupa caz.


Prevederile de mai sus se aplica si creantelor si datoriilor exprimate in lei, a caror decontare se face in functie de cursul unei valute. In acest caz, diferentele inregistrate se recunosc in contabilitate la alte venituri financiare sau alte cheltuieli financiare, dupa caz.

Provizioane

S.C. Turism S.R.L. constituie provizioane pentru litigii, amenzi si penalitati, despagubiri, daune si alte datorii incerte, precum si pentru impozite, cu respectarea criteriilor de recunoastere cuprinse in reglementarile contabile aplicabile. De asemenea, societatea poate constitui provizioane in legatura cu facilitatile acordate pentru anumite pachete turistice, in cadrul programelor de fidelizare a clientilor.

Capital social si rezerve

Modificarea capitalului social se face cu respectarea prevederilor legale.

Societatea constituie rezervele prevazute de legislatie.

Contul de profit si pierdere simplificat

Pentru activitatea de intermediere in turism, S.C. Turism S.R.L. inregistreaza la venituri comisionul cuvenit.

Veniturile si cheltuielile sunt recunoscute potrivit contabilitatii de angajamente.

S.C. Turism S.R.L. urmareste profitul reportat, respectiv pierderea reportata, distinct pentru fiecare exercitiu financiar caruia ii corespunde rezultatul reportat (ct. 117 ”Rezultatul reportat”).

Contabilitatea angajamentelor si altor elemente extrabilantiere

S.C. Turism S.R.L. evidentiaza in conturi in afara bilantului, denumite si conturi de ordine si evidenta, drepturile si obligatiile, precum si unele bunuri care nu pot fi integrate in activele si datoriile entitatii.

Pentru urmarirea lor, societatea foloseste conturile cuprinse in Reglementarile contabile conforme cu Directiva a IV-a a CEE, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 3.055/2009, cu modificarile si completarile ulterioare.

In aceasta categorie se cuprind:

- angajamente acordate (ct. 801 ”Angajamente acordate”) sau primite (ct. 802 ”Angajamente primite”) in relatiile cu tertii;

- imobilizari corporale luate cu chirie (ct. 8031 ”Imobilizari corporale luate cu chirie”);

- debitori scosi din activ, urmariti in continuare (ct. 8034 ”Debitori scosi din activ, urmariti in continuare”);

- stocuri de natura obiectelor de inventar date in folosinta (ct. 8035 ”Stocuri de natura obiectelor de inventar date in folosinta”);

- chirii si alte datorii asimilate (ct. 8036 ”Redevente, locatii de gestiune, chirii si alte datorii asimilate”);

- alte valori care nu pot fi inregistrate in bilantul simplificat (ct. 8039 ”Alte valori in afara bilantului”).

Situatii financiare anuale simplificate

S.C. Turism S.R.L. intocmeste situatii financiare anuale simplificate care se compun din bilant simplificat si cont de profit si pierdere simplificat. In vederea intocmirii acestora, societatea respecta Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

De asemenea, se asigura respectarea cerintelor legale cu privire la efectuarea oricaror raportari cerute de lege.