Cum realizezi mai usor contabilitatea unui restaurant?

Avand la dispozitie strategiile si uneltele potrivite, poti eficientiza procesul contabil si economisi timp pretios. In continuare, iti oferim cateva sfaturi practice pentru a realiza mai usor contabilitatea restaurantului. 

Foloseste uneltele potrivite pentru a simplifica procesele contabile

Indiferent daca ai deja un contabil sau planifici pe viitor angajarea sa, tot vei avea nevoie de unelte pentru a face acest proces mai usor. In trecut, monitorizarea schimburilor financiare se realiza in cataloage greoaie si era foarte complicat. Randuri dupa randuri si grafice care pot scadea chiar si entuziasmul iubitorilor de cifre. 

Din fericire, acum exista solutii moderne, precum un soft gestiune restaurant. Un astfel de program este o optiune pentru a te ajuta sa eficientizezi contabilitatea firmei. De asemenea, poti alege o solutie care sa integreze si costurile cu inventarul, vanzarile de zi cu zi, inclusiv cele alimentare si bauturi, tranzactiile introduse in casa de marcat, cheltuieli operationale (asigurari, taxele si impozitele angajatilor, utilitati, marketing, cheltuieli administrative, reparatii etc.).

Fii foarte atent la vanzari si la cheltuieli

Deoarece trebuie sa faci depozite bancare zilnice (sau la cateva zile), este foarte important sa fii la zi cu toate vanzarile restaurantului. La acestea se adauga cheltuielile. In functie de contractele pe care le-ai incheiat cu furnizorii, facturile pot sosi o data pe luna, o data la doua saptamani sau in fiecare saptamana. 

Incepe usor cu plata facturilor, apoi introdu-le in sistem. Pe masura ce dobandesti experienta, vei vedea ca pentru o mai buna administrare este mai bine sa inregistrezi vanzarile zilnic si cheltuielile cel putin o data la doua saptamani (variaza de la caz la caz). 

Indiferent de marimea restaurantului, insa, evita sa lasi facturile sa se adune. Lasa-ti cel putin o jumatate de ora in fiecare zi pentru a te ocupa de aceste aspecte, iar astfel vei evita petrecerea unor ore bune cu facturile mai tarziu. 

Externalizeaza salarizarea

Te-ai putea ocupa tu de plata salariilor, insa iti oferim cel putin doua motive bune pentru a externaliza aceasta munca: responsabilitatea si costurile. In fiecare an sau chiar mai des apar schimbari de legi si taxe si, pentru a le respecta, este necesar sa fii permanent la curent cu noutatile legislative. Din acest motiv, este de preferat sa alegi o persoana din afara, un expert in salarizare, pentru a se ocupa de aceasta sarcina, cu atat mai mult, pentru ca tu ai si alte responsabilitati. 

Un alt aspect vizeaza costurile. Gandeste-te cat de mult timp ti-ar lua intr-o luna sa realizezi salarizarea, mai ales daca ai 10-20 de angajati sau chiar mai mult. Cat timp ti-ar lua sa cunosti toate detaliile legate de taxe, impozite si retineri salariale pentru fiecare angajat? Acum poate aparea intrebarea „Ce altceva as putea face in acest timp?”. Cu siguranta, ai lucruri mult mai importante de facut pentru a creste profitabilitatea afacerii. Costul externalizarii salarizarii este compensat de timpul economisit si de stresul care dispare de pe umerii tai. 

Realizeaza periodic rapoarte financiar-contabile

Rapoartele financiare te ajuta sa determini profitabilitatea restaurantului. Pe scurt, ele sunt de ajutor pentru a avea o imagine de ansamblu asupra situatiei financiare a firmei si iti ofera indicii pentru a creste afacerea. Din aceste motive, este important sa creezi si sa citesti regulat aceste rapoarte. 

Concentreaza-ti atentia mai ales pe raportul dintre vanzari si cheltuieli, costul cu personalul si cheltuielile lunare ale restaurantului. Un alt raport important este cel de profit si pierderi. Cu un software de gestiune il poti genera saptamanal, lunar, trimestrial si anual, pentru a vedea evolutia financiara a firmei. In lipsa unor cunostinte financiare, poti discuta cu un contabil despre aceste rapoarte, pentru a te asigura ca restaurantul este pe drumul cel bun. 

Daca toate aceste informatii te coplesesc, nu te panica. Iti sugeram sa adopti doua solutii care te vor ajuta sa scapi de stres: sa angajezi un contabil si sa externalizezi plata salariilor. Retine ca prin plata pentru astfel de servicii, care intra la costuri operationale, vei economisi timp, pe care il poti dedica pentru dezvoltarea afacerii. 

Sursa foto: Shutterstock