Datorii neachitate. Aspecte juridice si contabile privind scoaterea din evidenta

Raspuns:
Creantele ale caror termene de incasare sunt prescrise pot fi recuperate doar pe cale amiabila.
Din punct de vedere juridic, in situatia in care debitorul achita o datorie care s-a prescris, plata este considerata valabila si nu mai poate beneficia de dreptul de restituire.

In cazul in care datoria nu este achitata de bunavoie, o actiune a creditorului va fi respinsa ca prescrisa ca urmare a invocarii prescriptiei de catre creditor sau chiar de instanta de judecata din oficiu.
Reglementarile contabile stabilesc procedura privind scoaterea din evidenta a datoriilor ale caror termene de plata sunt prescrise fara a impune aceasta obligatie.

Astfel, aceste datorii pot fi scoase din evidenta in conditiile prevazute de pct. 187 din Reglementarile contabile conforme cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene aprobate prin OMFP 3055/2009, potrivit caruia „la scaderea din evidenta a creantelor si datoriilor ale caror termene de incasare sau de plata sunt prescrise, entitatile trebuie sa demonstreze ca au fost intreprinse toate demersurile legale, pentru decontarea acestora.”

In conformitate cu dispozitiile art. 2 alin.(1) din Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii aprobate prin OMFP 2861/2009 , entitatile au obligatia sa efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute, la inceputul activitatii, cel putin o data in cursul exercitiului financiar pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii:
 a) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege;
 b) ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;
 c) ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;
 d) cu prilejul reorganizarii gestiunilor;
 e) ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora;
 f) in alte cazuri prevazute de lege.

Art. 28 alin. (1) al acestor norme stabileste ca, creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum si refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme si se sanctioneaza potrivit legii.

Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere intr-un proces-verbal. Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii, numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere, numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere, gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate, data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea, volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic, propuneri de scoatere din functiune a imobilizarilor corporale, respectiv din evidenta a imobilizarilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri, constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate (art. 42).

Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de 7 zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entitatii. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale (art. 43).
Asadar, scoaterea din evidenta a datoriilor prescrise se poate face, dupa efectuarea tuturor demersurilor legale pentru decontarea acestora, in urma inventarierii elementelor de activ si de pasiv. Pe baza propunerilor comisiei de inventariere administratorul, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic poate decide scaderea din evidenta a datoriilor prescrise.

Scoaterea din evidenta se va efectua in baza hotararii organelor de conducere ale societatii, carora le revin astfel de competente, potrivit prevederilor actului constitutiv.