Invitatie pentru discutii pentru stabilire modalitate de plata ?

Buna seara !
Cativa tineri, care au participat in anul 2014 la o tabara organizata
cu scopul de a dezvolta tinerii dansatori,
au fost cazati 1 saptamana
in casutele ce apartin institutiei noastre.
Organizatorul acelei tabere
trebuia sa achite cval cazarii tinerilor participanti,
insa acesta nu a platit nico suma de bani.

Administratorul institutiei noastre, responsabil cu cazarile,
i-a pus in vedere organizatorului printr-o Adresa
ca trebuie sa achite cval cazarii,
pentru ca altfel se va face sesizare la Politie pentru recuperarea sumei neachitate.

Organizatorul a raspuns pe Email
ca va rezolva in cel mai scurt timp posibil problema platii
si isi cere scuze pentru intarziere.

Insa, de atunci a trecut 1 luna de zile
si acesta nu a achitat nicio suma de bani.

Directorul institutiei vrea sa i se faca o Notificare scrisa,
mai bine spus o Invitatie scrisa,
prin care sa i se ceara organizatorului taberei de dans
sa vina la sediul institutiei noastre
peste 1 saptamana, pentru a discuta
cum se poate rezolva aceasta problema pe cale amiabila,
cum va face plata, modalitatea in care se va face plata,
eventual esalonarea platii in mai multe transe.

Cand se vor intalni ambele parti
sau prin Invitatia care i se va trimite
i se pune in vedere organizatorului aceste aspecte ?
Cand se va prezenta la discutia dintre parti,
i se va cere organizatorului sa depuna la sediul institutiei
un Angajament de plata in sensul aratat ?

Cum ar trebui sa se procedeze ?
Ce documente va trebui sa facem ?
Va rog mult sa ma ajutati cu niste sfaturi.